商务接待标准程序包括以下几个步骤:
热情欢迎
以亲切的态度和客户打招呼,让客户感到受欢迎和尊重。
通过热情的服务让客户对企业产生良好的第一印象,并获得客户的信任。
介绍友好
温和而有礼貌地进行介绍,保持语言严谨。
正确和友好地与客户沟通,保持关系良好,尊重对方,让客户感到自在。
充分准备
了解来宾的基本情况,包括单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。
根据客户的具体情况确定接待规格,如特级接待、一级接待、二级接待和一般接待。
拟出接待日程安排方案,报请领导批示。
安排具体接待人员、住宿、接待用车和饮食。
接待中的服务工作
根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接,并提前备好鲜花。
来宾抵达酒店后,协助办理入住手续,并引领客人到客房。
安排宴请,包括掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知酒店。精心编制宴会菜单,摆放席位卡,并查对确认。接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务。陪餐领导先抵达宴会地点,接待人员引导客户入席、离席,严格按确定宴会菜单上菜、上酒水等。
安排商务会见或会谈,明确会见的基本情况、目的及参与人员,提前通知有关部门和人员做好会见准备。确定会见时间、场地和座位,由主持人开场,介绍双方领导、会议主题和议程。对方领导致辞后,进行发言或讨论,相关领导作总结发言,主持人宣布会议结束。
安排商务参观考察,提前准备好相关物资和车辆,通知领导和随行陪同人员。相关领导提前至大门口迎接宾客,宾客到达后双方领导交换名片,初步认识。进行项目参观和座谈,安排相关人员对接待过程中的突发情况进行现场处理。
根据客户的喜好和习惯安排商务休闲娱乐活动,如电影、健身、体育等,并提前安排好活动场地和时间。根据领导指示或来宾要求,安排游览风景区和名胜古迹。
送别
来宾离开时,安排车辆送往机场或车站,并确保客户行李安全。
进行电话回访,感谢客户来访,并询问是否有其他需求。
以上步骤构成了一个完整的商务接待标准程序,确保接待工作顺利进行,并给客户留下良好的印象。