会议的拟定程序通常包括以下几个步骤：
拟定会议工作方案
包括会议记录简报工作、会议经费预算、食宿支配、保卫和保密工作等。
选定和支配议题
确定会议探讨的问题和决策的对象，即议题。
大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定，日常会议的议题可能由分管某项工作的领导同志提出或由下级机关依据指示准备，然后筛选、修改、探讨并报请领导审查，最后按周、月或季度统筹安排。
拟定会议议程、日程和程序
议程是会议所要通过文件、解决问题的概略安排，用简练文字逐项写出。
日程是在一般时间内会议进行的详细安排，通常采用简短文字或表格方式，列出会议期间每天上午、下午及晚上的活动，如有说明，附于表后。
程序是会议依据时间先后或依次支配的工作步骤，可繁可简，可粗可细。议程和日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提交大会主席团通过后才能生效。
确定会议主题和目标
明确会议的议题和目标，确保与会人员对会议内容有清晰的认识。
确定会议时间和地点
选择合适的会议场地，确保会议时间不冲突，与会人员能够参与，并提供良好的会议环境。
确定应邀的与会人员
邀请关键人员和专业人士，确保会议讨论能达到预期目标。
准备会议资源
包括投影仪、音响设备、纸笔等，确保在会议开始前一切正常运行。
制定会议流程
包括开场白、议程安排、发言顺序等，帮助会议顺利进行。
下发会议通知
将会议的相关内容按照通知撰写格式写成通知，并加上一些要求和说明。
会前准备
准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷，确定参会人员的行程，准备桌签、安排桌次，并形成会议指南，摆放茶水、纸笔等。
召开会议
由主持人主持，按照秩序发言、讨论，记录员做好记录，注意提前准备好主持词。
结束会议
回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。
以上步骤是为了确保会议的顺利进行和有效决策，每个步骤都需要仔细规划和执行。