退税软件开票报销的步骤如下：
准备材料
企业营业执照
税务登记证明
财务系统备案单据
电子发票系统备案单据等
提交资料
将全部资料提交给有关税收主管部门
由主管部门核实
获取安装密码
经核实后，主管部门会发放嵌入式软件的应用安装密码
安装软件
根据获取的安装密码，安装嵌入式软件
系统授权
登录安装完成的嵌入式软件
进行发票系统授权
开具税票
企业主可以登录嵌入式软件进行开具税票
外贸出口退税发票开具步骤
打开开票软件
输入账户名称及密码，进入开票系统界面
选择发票种类
点左上角的发票管理，然后选择对应的发票种类，如电子增值税普通发票
填写发票信息
进入填写发票界面，根据实际情况将发票信息填写齐全，并点左上角的保存按钮
打印发票
进入打印软件界面，点预览，然后打印，也可以选择发票交付，用二维码扫一扫或发邮箱查看发票内容
注意事项
设备与软件合并开具发票：
将设备和软件在同一张发票上呈现整体交易内容，但需要在发票备注栏明确标注软件部分的销售金额
设备与软件分行开具发票：
在发票的“货物栏”中，分别列出嵌入式产品中的软件部分和硬件部分的销售额，或在“备注栏”注明软件的具体名称及其销售额
遵守税务规定：
根据《财政部国家税务总局关于嵌入式软件增值税政策的通知》等有关规定，划分软件和硬件部分的销售额，并在发票的票面有关栏目单独注明软件部分的名称和销售额
通过以上步骤和注意事项，企业可以顺利使用退税软件进行开票和报销。建议企业密切关注当地税务规定，确保开票操作完全合规。