档案的作用可分为个人权益保障、社会管理、历史传承三个层面，具体如下：
一、个人权益保障作用
影响工龄和退休金计算 档案记录工作年限、岗位变动等关键信息，直接影响养老金、社保待遇等长期福利的核算。
办理社会保障与职业发展
包括养老保险、医疗保险、失业保险等社保缴纳记录，是求职、晋升、职称评定的核心依据。
法律权益维护
在知识产权、劳动争议等纠纷中，档案作为原始凭证，具有不可替代的证据价值。
教育与资格认证
学生档案影响入学、奖学金申请；公务员、研究生考试及职业资格认证（如会计证）均需核对档案。
二、社会管理作用
机关工作查考依据
为政府决策、政策制定提供历史数据支持，提升行政效率与科学性。
生产建设与科研支撑
记录技术研发、工程进展等过程，为后续项目提供参考，同时保存原始数据供科研人员借鉴。
政治斗争与国家安全
在政治决策、法律纠纷中作为事实依据，维护社会稳定与国家主权。
三、历史传承作用
文明发展见证
档案是社会活动、历史事件的直接记录，是文明发展历程的“活化石”。
经验总结与规律探索
通过分析历史档案，可总结经验教训，为现代社会治理提供参考。
文化传承载体
保存民族记忆、社会风貌，促进文化认同与精神财富的延续。
其他重要功能
教育素材资源： 档案展览、历史研究等场景中，可作为生动的教学素材。 国际交流凭证
档案作为个人与社会活动的重要记录，其价值贯穿于生活、工作与历史发展全过程，具有不可替代的作用。