会计档案销毁程序包括以下几个步骤:
审批流程
首先需要经过相关负责人审批,确定档案可以销毁。
编制销毁清册
由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
监销
单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。
监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
销毁方法
分别采用物理分类法和数字化销毁法对文档进行销毁。
销毁方式可以包括切碎、烧毁或使用专业的文件销毁公司。
确认销毁
经过相关领导确认,将销毁完成的文档交付客户。
档案台账管理
维护档案台账,对所有销毁文档进行登记和管理。
记录和报告
销毁文件之前,需要记录下要销毁的文件的详细信息,包括文件的名称、保存日期、销毁日期,以及销毁的原因。
销毁后,经办人在“销毁清册”注明销毁日期和“已销毁”字样,并且签章,并写明监销情况书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。
这些步骤旨在确保会计档案的真实有效,并加强对会计档案的管理。