会议组织规范程序通常包括以下几个关键步骤：
会议筹备
会议资料准备：根据参会人员的角色（如主持人、领导、普通人员）准备相应的资料，并区分对待。
会议通知：提前5天拟定会议通知，包括书面通知和短信通知（紧急情况下），通知内容需包含时间、地点、事件等要素，并以正式文件形式下发。
会议议程安排：会议议程须以正式文件形式拟定，并在会议开始时说明整体流程。
会务承办
材料准备：会前协调有关方面做好会议材料准备，包括会议议程、座次表等，涉密会议需按规定印发和回收材料。
会标和座牌制作：制作会标和座牌，会标以红底白字为宜，按规定的样式和字体制作，使用统一制式座牌。
会议时间确定与通知
确定会议时间：选择合适的时间和地点，与相关部门协商并登记。
及时通知：确定时间后应及时通知各参会部门及人员，一般性会议通知可以在微信群发布。
会议实施
会议材料准备：准备会议所需的物资和会场，如笔记本电脑、投影仪、白板或幻灯片等。
会议开始：介绍会议议程，并采纳与会者的意见和建议。
记录会议纪要：会议记录员记录会议要点，并在会议结束后准备会议纪要。
会后工作
信息发布：发布会议信息，下发会议纪要。
材料整理：整理会议记录和相关材料，进行存档。
这些步骤确保了会议的顺利进行和有效记录，有助于提高会议效率和决策质量。根据具体的会议类型和规模，可以适当调整和完善这些步骤。