业主大会的召开程序主要包括以下几个方面:
会议筹备工作
业主委员会负责开会前的准备工作,包括根据业主、业主代表的提议、意见、建议,草拟议案、制定征询意见表或表决票、核实业主情况。
发布公告
业主大会会议召开前15日,由业主委员会将会议的时间、地点、内容等主要事项以书面形式向物业服务区域内全体业主公告。若发生重大事故或紧急事件,需要及时通知和公告,并同时告知街道办事处(乡镇人民政府)、居(村)民委员会。
投票表决或征询意见
采用集体讨论形式决定事项的,由参加会议的业主或业主代表逐一进行投票表决。
采用书面征求意见形式决定事项的,由业主委员会发放征询意见表或表决票,将业主大会议事内容书面征询物业服务区域内业主意见或由业主投票表决。
确定召开时间和地点
确定召开业主大会的时间、地点和议程,并通知业主参加。会议可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式,但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。
会议审议和讨论
按照议程进行审议和讨论,确保讨论过程公正、公开、透明。在表决前,必须对相关事项进行充分的讨论和辩论,形成达成共识的决议。
表决和公示
进行表决,确保表决过程公正、公开、透明。表决结果应当当场宣布,并撰写会议纪要。若决议通过,则需要在业主大会结束后,将决议文本公示,明确执行时间和具体措施,确保决议贯彻执行。
会议记录和档案管理
会议过程应有详细记录,包括会议纪要、表决结果等,并由专人负责档案管理。会议资料应在会后及时整理归档,以备后续查询和监督。
会议代理
业主可以委托代理人参加业主大会会议,代理人行使业主的表决权。
通过以上步骤,确保业主大会的召开过程合法、合规、公正、透明,充分保障业主的知情权、参与权和决策权。