接待日本客人时，可以遵循以下程序：
鞠躬礼：
日本人见面时通常会行鞠躬礼，弯腰的深浅不同表示的含义也不同。最敬礼是弯腰最低且最有礼貌的鞠躬方式。
递名片：
递名片时，应一边鞠躬，一边用双手将名片递给对方，同时进行自我介绍。
倒茶：
在接待过程中，应将茶放在客人的右手边，以便客人拿起来方便。
询问习惯：
注意到会议桌上没有烟灰缸时，应询问客人是否吸烟，以避免尴尬情况发生。
饮酒礼仪：
在日本，饮酒是重要的礼仪，应注意饮酒的顺序和敬酒的方式。
安排行程：
提前敲定客户的访问时间、航班、访问人员名单、职位、手机号码等信息，以便安排相应的接待工作。同时，与客户商讨参观访问行程表，并与工厂或公司接待部门沟通，确保一切安排妥当后，发送邮件或传真让客户确认。
酒店安排：
选择合适的酒店，并确保酒店星级、房间类型、吸烟区和非吸烟区等细节符合客户需求。提前告知客户具体饭店地址和电话。
资料准备：
打印访问行程表，准备工厂资料和产品资料等文件，确保装订整齐。
饮食准备：
根据客户的国籍和宗教信仰准备适当的饮食和话题。
接机安排：
安排接机车辆，确保客户到达时能够及时接到。
迎宾接待：
以微笑和愉快的态度主动迎接客人，面带微笑，正眼注视客人眼睛，微微点头表示敬意，并友善主动地与客人打招呼，如“早安”、“午安”、“晚安”等。
餐饮服务：
在餐饮过程中，服务员应注意服务食品和饮料、摆台、撤台、再摆台等，确保服务质量和顾客满意度。
其他服务：
在接待过程中，还需注意其他服务细节，如检查、清洗、擦亮服务用具，座椅和餐具的摆放等。
通过以上程序，可以确保接待日本客人时能够体现出尊重和礼貌，从而促进双方关系的良好发展。