原始记录销毁程序通常包括以下几个步骤:
编制销毁清册
单位档案管理机构负责编制会计档案销毁清册,明确拟销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
签署意见
单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人需在会计档案销毁清册上签署意见。
销毁审批
销毁会计档案需得到单位负责人的批准。对于机关、团体、事业单位和非国有企业,销毁会计档案需报本单位领导批准后进行。国有企业销毁会计档案需经企业领导审查,并报请上级主管单位批准。
组织销毁工作
单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应按照销毁清册所列内容进行清点核对;在销毁后,应在销毁清册上签名或盖章。
销毁方式
销毁方式可以是焚烧、粉碎、深埋等。对于未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管至结清债权债务时为止。
销毁监督与记录
监销人在销毁会计档案前,应按照销毁清册所列内容清点核对。销毁后,监销人应在销毁清册上签名或盖章,并写出销毁的书面报告。
建议:
在进行原始记录销毁前,务必仔细核对销毁清册中的每一项内容,确保销毁的档案与清册一致。
销毁过程应严格按照相关规定进行,确保销毁的档案无法被恢复或再利用。
销毁后,应详细记录销毁过程,并妥善保管销毁清册和销毁报告,以备后续审计或查验。