出口文件管控程序是一系列旨在确保出口文件的一致性、正确性、有效性和适用性的措施，同时保障货物及文件的完整与安全，防止文件被篡改，并避免不法分子制造恐怖事件。以下是该程序的主要内容和职责分配：
目的和适用范围
确保出口文件的一致性、正确性、有效性和适用性。
确保货物及文件的完整与安全，防止文件被篡改。
防止不法分子伺机制造恐怖事件。
适用于公司出口文件的管理与控制。
职责分配
船务组：负责处理出口货物的船务文件，确保其完整性及安全性。船务资料必须高度保密，储存在上锁的文件柜中，或内部网络公共硬盘中，并规定只有授权人员才有权使用。
报关组：负责出口货物的报关文件申办，确保安全完整。建立单证复核制度，明确每份进出口申报单证需依次经过报关员、报关组长检查无误并签名确认后才能向海关发送电子数据。
出货部：负责付运货物资料的完整及准确。出货部门需要对出货文件进行归档，保存至少12个月。
具体管制程序
文件准备阶段：
出口商向供应商或生产商获取货物的详细信息和相关文件，如发票、装箱单、原产地证明等。
确认文件无误后，进行整理和归档，以便后续使用和管理。
货物装运前：
出口商向货代或海关申报，提交相关的出口文件，如商业发票、提单、品质证明等。
提前检查文件是否齐全、准确，并确保文件的真实性和合法性。
货物装运后：
向客户发送装运通知，并附上相关的装运文件，如提单、发票、装箱单等。
再次核对文件的准确性和完整性，确保符合客户要求。
贸易完成后：
将相关的出口文件进行归档和管理，保存至少12个月。
通过以上程序，公司可以确保出口文件的准确性和完整性，防止文件被篡改，从而保障国际贸易的顺利进行和货物的安全运输。