外贸客户建档程序通常包括以下几个步骤：
收集客户信息
整理和完善客户信息，包括公司背景、职位、联系人、联系方式、业务范围、采购历史、产品偏好等。
利用CRM客户管理系统（如恩特CRM）更精准地整合和管理客户信息，确保数据储存安全，便于随时调用和查看。
建立客户档案
每一类客户建立一个文件夹，文件夹命名规则为：区域-国家-客户-状态-时间。状态可细分为前期接触、成交、催订金、下单生产、出货、收尾款&放单、核销单等。
文件夹内部应包含客户档案表、客户沟通跟踪表、客户订单列表、订单执行情况、电子版合同、各种单证、沟通记录留痕、账款回收表等。
客户档案的内容
客户编号、客户名称、邮编、地址、电话、传真、网址、开户银行、账号、税号、信用等级。
联系人姓名、办公电话、手机、邮件地址、部门、职务等。
信息整合与传递
客户信息的收集、整理，并准确传递给营销人员。资料信息流程为：客户 → 收集 → 业务员传递 → 档案管理员 → 反馈 → 业务员（公司领导）→ 服务 → 客户。
使用现代化工具
可以利用现代化的客户关系管理软件（如某升某ERP系统）进行客户信息的电子化管理，方便查询和更新。同时，也可以建立客户档案册，将客户信息以纸质形式整理归档，方便随时查阅。
确保档案的及时更新和完整性
无论采用何种方式，都应保证客户档案的及时更新和完整性，以便更好地了解客户，提供更加个性化的服务。
客户档案的合规性
在收集客户信息时，必须遵守相关法规和保护客户隐私。
通过以上步骤，可以建立一个全面、系统、精细化的外贸客户档案，为后续的客户跟进、服务和管理提供有力的数据支撑。