使用软件做外账的步骤如下：
建立账套系统
选择专业的会计软件，如柠檬云、金蝶、浪潮等，建立自己的账套系统。如果手工做账，这一步可以忽略。
审核原始凭证
找到公司专业的会计人员，对原始凭证进行审核，包括发票的真假、金额是否正确、日期等。
填制记账凭证
根据审核无误的原始凭证，粘贴单来填制记账凭证，注意科目选择和金额的正确性，确保符合法律法规。
登记账簿
根据记账凭证登记总账、明细账和日记账等，确保账证相符、账账相符。
编制财务报表
根据余额表，填制利润表和资产负债表。这些表格在软件中会自动生成，手工记账时需要理解各个表格之间的勾稽关系。
月末处理
进行计提、摊销、结转记账凭证，编制记账凭证汇总表，并登记总账。
结账和对账
确保账目一致，进行结账和对账，做到账证相符、账账相符、账实相符。
编制会计报表
编制数字准确、内容完整的会计报表，并进行分析说明。
装订和保管凭证
将记账凭证装订成册，妥善保管。
推荐使用的软件
柠檬云：功能全面，操作简便，适合中小企业使用。
金蝶：企业级财务管理软件，支持多种财务报表编制。
浪潮：专业的财务管理软件，具备强大的外账处理功能。
畅捷通好会计：功能丰富，操作简便，支持自动对接银行流水，自动记录和核对凭证。
易代账：专注于代账管理，支持客户和供应商管理，自动取票和生成凭证。
其他注意事项
数据准确性：确保所有录入的数据准确无误，特别是金额和科目选择。
合规性：遵守相关财务法规和会计准则，确保报表的合法性和准确性。
定期备份：定期备份财务数据，以防数据丢失或损坏。
通过以上步骤和注意事项，可以有效地利用软件进行外账管理，提高工作效率和准确性。