在与客人通过聊天软件交流时，可以遵循以下步骤和技巧：
及时回复
当客户通过聊天工具询问时，尽快回复，即使是简短的回复也好，以保持客户的兴趣和期待。
个性化问候
使用亲切的开场白，比如“您好!我是[您的名字]，来自[公司名称]。有什么我可以帮您的吗？”。
了解客户
在对话中逐渐了解客户的规模、偏好、结款方式等，但要注意不要一次性询问太多问题，以免让客户感到不舒服。
激发兴趣
通过提问了解对方目前的状况，例如询问他们使用什么软件进行管理，或者是否有兴趣了解你的产品如何帮助他们提高效率。
提供案例
准备一些目前使用该软件的客户效果案例，这样可以让客户更好地了解你的产品或服务的实际效果。
确认决策者
尝试确认决策者是谁，并了解他们在公司中的角色，这有助于你更有效地进行后续的销售谈判。
使用开放性问题
开始时可以问一些开放性问题，比如“您目前的情况怎么样？”或者“您对我们产品的看法如何？”这样可以引导对方分享更多信息，同时保持对话的流畅性。
婉转提问
有时候直接提问可能会让客户感到不舒服，可以尝试婉转地提问，例如“您是否考虑过引入新的管理软件来优化您的工作流程？”。
保持专业
无论对话如何进行，都要保持专业和礼貌，避免使用过于随意的语言或表情符号。
记录关键信息
在对话过程中，记录下客户的关键信息和反馈，以便后续跟进和销售策略的调整。
通过以上步骤和技巧，你可以更有效地通过聊天软件与客户沟通，了解他们的需求，并展示你的产品或服务的价值。