编写手册软件时，可以遵循以下步骤和结构：
引言
编写目的：阐明编写手册的目的，指明读者对象。
项目背景：说明项目来源、委托单位、开发单位及主管部门。
定义：列出手册中使用的专门术语的定义和缩写词的原意。
参考资料：列出有关资料的作者、标题、编号、发表日期、出版单位或资料来源，包括项目的计划任务书、合同或批文，项目开发计划，需求规格说明书，概要设计说明书，详细设计说明书，测试计划，以及手册中引用的其他资料、采用的软件工程标准或规范。
软件概述
目标：说明软件的目标功能性能等。
功能：逐项说明软件所具有的各项功能及其极限范围。
性能：
数据精确度：包括输入、输出及处理数据的精度。
时间特性：如响应时间、更新处理时间、数据传输、转换时间、计算时间等。
灵活性：说明软件在操作方式、运行环境需做某些变更时的适应能力。
运行环境
硬件：列出软件系统运行时所需的硬件最小配置，如计算机型号、主存容量、外存储器、媒体、记录格式、设备型号及数量、输入、输出设备、数据传输设备及数据转换设备的型号及数量。
支持软件：如操作系统名称及版本号、语言编译系统或汇编系统的名称及版本号、数据库管理系统的名称及版本号、其他必要的支持软件。
使用说明
安装和初始化：详细描述软件的安装过程，包括安装步骤、配置要求、初始化设置等。
操作方法：详细说明软件的操作流程、功能键的使用、菜单选项的解释等。
操作技巧：提供一些提高软件使用效率和效果的实用技巧。
使用注意事项：列出使用软件时需要注意的事项，避免常见错误和问题。
售后服务
技术支持：提供技术支持的联系方式和渠道，解答用户在使用过程中遇到的问题。
更新和升级：说明软件的更新和升级政策，包括更新频率、升级方法等。
保修和维护：说明软件的保修期限、维护服务内容等。
其他
版权声明：声明手册的版权信息，未经许可，不得复制和传播。
联系方式：提供开发单位或技术支持团队的联系方式，方便用户反馈和咨询。
通过以上步骤和结构，可以编写出一份详细、清晰、易懂的手册软件，帮助用户更好地了解和使用软件。