药店在填写软件记录时应遵循以下步骤和要求：
基本要求
使用黑色水性笔填写记录，不得涂改、粘贴或留有空行。
逐行填写记录，不得打省略号。
记录有误时，用直尺划一横线（红色），并在旁边注明更正日期和更正人姓名，然后另取一行重新填写正确的内容。
每项记录都要加上公司统一印制的专用封面，并用塑料杆夹固定放入资料盒中备查。封面应填写记录名称及起始日期。
记录种类及填写要求
环境监测控制：
门店温湿度记录
冷藏柜温湿度记录
养护设备使用记录（如空调、冷藏柜）
进货验收：
配送凭证签单
中药饮片装斗复核记录
退货清单
药品养护：
药品养护记录
中药饮片养护记录
近效期药品催销表
销售及售后服务：
药品拆零记录
处方及处方临摹记录
顾客用药咨询记录
顾客意见及投诉受理表及回复
培训与会议记录：
培训档案
培训用会议记录
门店年度培训计划
门店培训登记卡
个人培训记录表
培训考核记录（考卷或口头答题记录）
质量管理制度检查考核记录：
值班记录
问题改进和措施跟踪记录
质量管理制度执行情况自查考核表
质量控制记录：
信息分析处理记录
药品不良反应报告表
质量查询记录
不合格药品台账
质量事故处理记录
其他注意事项
医师签名留样备份，每年更新一次。
药品养护温湿度记录应包含冰箱记录在内，药房和药库各一份。
药品不良反应记录表应每月记录一份。
近效期药品警示标志牌应每月更新一次，针对距离效期时间半年内的药品。
药品拆零记录、药品验收台帐记录、药品进货清单留存备查、药品报损销毁记录等也应按要求填写和保存。
医药公司资质文件、购销合同、委托书等书面文件应妥善保管。
通过遵循以上步骤和要求，药店可以确保软件记录的填写规范、真实、完整、及时，从而满足GSP（药品经营质量管理规范）的相关要求。