软件出口退税的申请流程和注意事项如下：
一、申请条件
企业资质：
需为注册地在中国境内的软件企业，且具备软件著作权证书或软件产品登记证书。
产品要求：
出口软件需为自主研发或合法授权产品，属于《财政部国家税务总局关于调整出口货物退税率的补充通知》中税则号9803的嵌入式软件产品，实行免税政策。
合同与单证：
需提供出口合同、报关单、出口销售发票、进货发票、结汇水单或收汇通知书等材料。
二、申请流程
准备材料 - 出口合同、报关单、出口销售发票、进货发票、结汇水单或收汇通知书等基础文件。
- 软件著作权证书或软件产品登记证书。
- 其他可能材料：海关出口商品码9803的报关单、第三方检测报告等。
填写申请表
在电子口岸或税务部门指定平台填写《出口退税申请表》，确保信息与出口合同、发票等文件一致。
提交申请
将填写完整的申请表及所有证明材料提交至主管税务机关。
税务审核
税务部门对材料真实性、合规性进行审核，审核通过后进入下一步。
退税款发放
审核通过后，退税款将汇入企业指定账户。
三、退税金额计算
退税金额公式为：
$$
\text{退税金额} = \text{出口合同金额} \times \text{退税率}
$$
目前软件产品退税率均为0，需按免税申报，进项税额不予抵扣或退税。
四、注意事项
材料真实性：
所有文件必须真实、完整，避免因材料问题导致审核失败。
申报时效：
需在出口货物报关出口之日起90日内办理退税申请。
软件操作：
使用税务部门指定的出口退税申报软件时，需确保商品名称、数量、金额等信息与海关编码一致。
政策更新：
及时关注财政部、税务总局发布的政策变化，调整申报策略。
五、特殊情况处理
若材料不齐全或审核不通过，需在税务机关通知的期限内补充材料或配合核查。若对流程有疑问，可咨询税务部门或专业服务机构。
通过以上步骤，企业可规范办理软件出口退税，降低税务风险。